چگونگی تشکیل جلسات هیات مدیره و تنظیم صورتجلسه هیات مدیره در شرکت های سهامی – قاسم نجفی بابادی

تشکیل جلسات هیات مدیره

اختیارات مدیر

به موجب ماده 105 قانون تجارت: «مدیران شرکت کلیه اختیارات لازمه را برای نمایندگی و اداره شرکت خواهند داشت، مگر اینکه در اساسنامه غیر این ترتیب مقرر شده باشد. هر قرارداد راجع به محدود کردن اختیارات مدیران که در اساسنامه تصریح به آن نشده، در مقابل اشخاص ثالث باطل و کان لم یکن است». این ماده از بند 2 ماده 24 قانون تجارت فرانسه(مصوب 1925) اقتباس شده است و در آن، نشانه هایی از پذیرش این فکر دیده می شود که وظایف مدیر شرکت تجاری مشابه وکیل نیست؛ چیزی که قانون گذار در مورد مدیران شرکتهای تضامنی و نسبی به صراحت بیان کرده است(مواد 121 و 185 ق.ت).

ماده 105 قانون تجارت ایران ترجمه درستی از ماده 24 قانون تجارت فرانسه نیست و برای فهم درست آن بهتر بود آن را چنین تدوین می کردند: «جز در صورت شرط خلاف در اساسنامه، مدیران شرکت کلیه اختیارات لازم را برای اداره شرکت خواهند داشت. هر قرارداد راجع به محدود کردن اختیارات مدیران، در صورتی که مطابق با اساسنامه نباشد، در مقابل اشخاص ثالث باطل و کان لم یکن است».

به هر حال، برای درک درست مفهوم ماده 105 قانون تجارت لازم است حدود اختیارات مدیر را، در مقابل اشخاص ثالث  و در مقابل شرکت و شرکا از یکدیگر تفکیک کنیم.

تشکیل جلسات هیات مدیره

الف) اختیارات مدیر در قبال اشخاص ثالث

اختیارات مدیر در قبال اشخاص ثالث نامحدود است. ماده 105 مقرر می کند: «مدیران شرکت کلیه اختیارات لازمه را برای نمایندگی و اداره شرکت خواهند داشت…».

در اینجا اداره شرکت هم به معنای انجام دادن امور اداری شرکت است و هم به معنای انعقاد  معاملاتی که مدیر به نام شرکت انجام می دهد. در این باره باید گفت که مدیر می تواند مهم ترین کار ها را در مورد شرکت انجام دهد؛ از جمله فروش  اموال ـ اعم از منقول و غیر منقول، انتقال سرقفلبی و توثیق اموال شرکت.

قاعده مندرج در ماده 105 دارای خصیصه نظم عمومی است؛ چرا که شرکا از محدود کردن اختیارات مدیر، بعد از امضای اساسنامه، ممنوع شده اند. هرگاه چنین قراری بین شرکا مقرر شده باشد، نسبت به اشخاص  ثالث باطل و بلااثر خواهد بود. این قاعده از حقوق عام راجع به قراردادها جد می شود و بنابراین، حقوق اشخاص ثالث را به خوبی حفظ می کند؛ اما به این معنا نیست که همه اعمال مدیر شرکت، شرکت را متعهد می کند؛ زیرا:

1.ماده 105 قابل اعمال نیست، مگر آنکه مدیر به نمایندگی شرکت عمل کرده باشد.

2. اعمال ماده 105 موکول به این است که شرکت دارای اساسنامه بوده، در اساسنامه برای مدیر محدودیتی وجود نداشته باشد. هرگاه شرکت اساسنامه نداشته باشد، فقط مقررات عام حقوق مدنی راجع به وکالت در مورد او قابل اعمال است، نه مقررات ماده 105. این تفکیک قانون گذاری بین موردی که شرکت اساسنامه دارد و موردی که فاقد اساسنامه است، قبل توجیه نیست؛ در حالی که می دانیم تنظیم اساسنامه برای شرکت با مسئولیت محدود الزامی نیست و اگر اساسنامه هم باشد الزامی به آگهی کردن آن در روزنامه وجود ندارد.

3. اعمال مدیر باید در حدود موضوع شرکت باشد و بنابراین، اختیارات مدیر فقط در حدود موضوع شرکت مطلق است، نه خارج از آن.

آنچه باقی می ماند حدود اختیارات هر یک از مدیران در صورت تعدد آنهاست. هرگاه در اساسنامه راجع به این فرض پیش بینی ویژه ای شده باشد، اشکالی بروز نمی کند؛  اما هرگاه پیش بینی خاصی نشده باشد، باید چنین تلقی کرد که هر مدیری دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره  شرکت و نمایندگی آن است. تفسیری جز این از ماده 105 قانون تجارت، مخالف مصالح اشخاص ثالث خواهد بود؛ یعنی مخالف چیزی که در واقع، ماده مزبور برای آن وضع شده است.

تشکیل جلسات هیات مدیره

ب) اختیارات مدیر در قبال شرکت و شرکا

همان طور که دیدیم، ماده 105 مقرر می کند که شرکای شرکت، یعنی آنهایی که اساسنامه را امضا می کنند، می توانند آزادانه اختیارات را محدود کنند و یا اینکه بعد از آن و همراه با شرکایی که بعداً وارد شرکت شده اند، به این امر مبادرت کنند. نتیجه این وضع در مورد شرکت و شرکا را در دو فرض زیر می توان دید:

1.هرگاه شرکا در اساسنامه اختیارات مدیر یا مدیران را محدود کرده و برای مثال پیش بینی کنند که اسناد تعهد آور مهم باید توسط اکثر شرکا امضا شود، یا تصمیم بگیرند که اموال شرکت قابل وثیقه گذاشتن نیست، یا فروش اموال غیر منقول شرکت موکول به تصمیم کلیه شرکاست، این شروط در مورد مدیر لازم الرعایه است و اگر مدیر آن ها را رعایت نکند، شرکت و شرکا مسئول انجام دادن این تعهدات نخواهد بود، بلک خود مدیر مسئول محسوب می شود.

2. اگر اساسنامه دربارۀ اختیارات مدیر ساکت باشد، مدیر دارای اختیارات مطلق است؛ مشروط بر اینکه قرارداد جداگانه ای بین شرکا و مدیر، اختیارات او را محدود نکرده باشد. به عبارت دیگر، اختیارات مدیر را می توان در مورد شرکت و شرکا، به موجب قرارداد خصوصی، محدود کرد که در این صورت، هرگاه مدیر از حدود اختیارات قراردادی خارج شود، در مقابل شرکت و شرکا مسئول خواهد بود؛ اما این قرار که بنا بر فرض، در اساسنامه نیامده، نسبت به اشخاص ثالث بلااثر است.

تشکیل جلسات هیات مدیره

اداره شرکت به وسیله هیات مدیره

تصمیمات شخص حقوقی بوسیله مقاماتی که به موجب قانون یا اساسنامه شرکت صلاحیت اتخاذ تصمیم دارند گرفته می شود.

به جز موضوعاتی که به موجب قانون تجارت اتخاذ تصمیم و اقدام درباره آنها در صلاحیت خاص مجامع عمومی صاحبان سهام است هیات مدیره شرکت دارای کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت می باشند.(ماده ۵۸۹ قانون تجارت با توجه به ماده ۱۱۸ قانون تجارت)

طرز تشکیل هیئت مدیره شرکت

برای تشکیل جلسات هیأت مدیره حضور بیش از نصف اعضاء هیأت مدیره لازم است. تصمیمات هیات مدیره باید با اکثریت آراء حاضرین اتخاذ گردد مگر آنکه در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد. برای اینکه جلسات هیات مدیره به  حداقل نصاب قانونی فوق (حضور بیش از نصف اعضای هیات مدیره) برسد لازم است اعضای هیات مدیره شخصاً در جلسات هیات مدیره حاضر شوند و اگر وکیل خود را به جلسه بفرستند حضور وکیل در شمارش حد نصاب لحاظ نخواهد شد. (ماده ۱۲۱ قانون تجارت)

تشکیل جلسات هیات مدیره

نحوه دعوت از هیئت مدیره برای تشکیل جلسه

⇐ اصولاً ترتیب دعوت و تشکیل جلسات هیات مدیره اعم از تعیین مهلت برای حضور در جلسه هیات مدیره و محل حضور و چگونگی دعوت هیات مدیره را اساسنامه شرکت تعیین می کند.

البته مهلت دعوت هیات مدیره باید به گونه ای باشد که عضو هیات مدیره فرصت و امکان عملی شرکت در جلسه را داشته باشد.( ماده ۱۲۲ قانون تجارت)

⇐ تصمیمات و اقدامات هیات مدیره باید در حدود موضوع شرکت که در اساسنامه به آن تصریح شده است باشد.( ماده ۱۱۸ قانون تجارت)

⇐ در صورتی که از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیات مدیره حداقل یک ماه گذشته باشد و رئیس هیات مدیره ، هیات مدیره را به تشکیل جلسه دعوت ننماید اقلاً یک سوم اعضای هیات مدیره می توانند با ذکر دستور جلسه، هیات مدیره را دعوت به تشکیل جلسه نمایند.(ماده ۱۲۲ قانون تجارت)

⇐ هیات مدیره باید در اولین جلسه خود پس از انتخاب بوسیله مجمع عمومی صاحبان سهام از بین اعضای هیات مدیره یک رئیس و یک نایب رئیس که باید شخص حقیقی باشند برای هیات مدیره تعیین نماید.

این اقدام باید طی یک صورتجلسه باشد و جهت آگهی در روزنامه رسمی کشور به اداره ثبت شرکتها ارائه شود. (ماده ۱۱۹ قانون تجارت )

⇐ اداره جلسات هیات مدیره با رئیس هیات مدیره و در غیاب وی با نایب رئیس هیات مدیره خواهد بود. (ماده ۱۲۰ قانون تجارت با توجه به تبصره ۲ ماده ۱۱۹ قانون تجارت)

⇐ برای هر یک از جلسات هیات مدیره باید صورتجلسه ای تنظیم و لااقل به امضاء اکثریت مدیران حاضر در جلسه هیات مدیره برسد. (ماده ۱۲۳ قانون تجارت)

⇐ ذکر نام و نام خانوادگی و مشخصات مدیران حاضر و مدیران غایب در صورتجلسه هیات مدیره لازم است. (ماده ۱۲۳ قانون تجارت)

⇐ ذکر خلاصه ای از مذاکرات مطرح در جلسه و همچنین تصمیمات اتخاذ شده در جلسه هیات مدیره در صورتجلسه هیات مدیره ضرورت دارد. (ماده ۱۲۳ قانون تجارت)

⇐ تاریخ برگزاری جلسۀ هیأت مدیره باید درصورتجلسۀ هیأت مدیره نوشته شود. (ماده ۱۲۳ قانون تجارت)

⇐ نظر عضو یا اعضای هیات مدیره که با تمام یا بعضی از تصمیمات و نظر اکثریت مخالف بوده اند به قلم و تحریر خودشان در صورتجلسه هیأت مدیره با ذکر موارد و مسائلی که با آن مخالف بوده اند نوشته و فقط همان قسمتی که دربردارنده نظر خودشان است بوسیلۀ آنان امضاء شود. (ماده ۱۲۳ قانون تجارت)

⇐ مدیر عامل شرکت بایستی با تنظیم و امضاء صورتجلسه بوسیله هیات مدیره انتخاب شود.(ماده ۱۲۴ قانون تجارت)

⇐ حدود اختیارات همراه با مدت تصدی و حق الزحمه مدیر عامل بایستی با تنظیم و امضاء صورتجلسه بوسیله هیات مدیره تعیین شود.(ماده ۱۲۴ قانون تجارت)

⇐ عزل مدیر عامل شرکت نیز با تنظیم و امضاء صورتجلسه بوسیله هیات مدیره انجام می شود.(تبصره ماده ۱۲۴ قانون تجارت)

⇐ صورتجلسه هیات مدیره که متضمن نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیر عامل است لزوماً بایستی به اداره ثبت شرکتها ارسال تا پس از ثبت در روزنامه رسمی کشور آگهی شود. (ماده ۱۲۸ قانون تجارت)

⇐ عضو یا یا اعضای هیات مدیره یا مدیر عاملی که در معامله با شرکت ذینفع باشند در جلسه هیات مدیره، حق رای نخواهند داشت. (ماده ۱۲۹ قانون تجارت)

⇐ هر یک از اعضای هیات مدیره که لزوم مطالبه قسمت پرداخت نشده مبلغ اسمی سهام شرکت سهامی در موعد مقرر در اساسنامه را قبل از انقضاء مهلت مقرره ، در جلسه هیات مدیره صریحاً به سایر اعضاء اعلام کند و مورد توجه و اجراء از سوی هیات مدیره قرار نگیرد بایستی مراتب را از طریق ارسال اظهار نامه رسمی به هر یک از اعضای هیات مدیره اعلام نماید تا مشمول مسئولیت کیفری ماده ۲۴۶ قانون تجارت برای این مورد قرار نگیرد.(ماده ۲۴۷ قانون تجارت)

⇐ اگر در اساسنامه شرکت پیش بینی شده باشد اشاره به دستور جلسه هیات مدیره در دعوتنامه ای که برای اعضای هیات مدیره جهت حضور در جلسه ارسال می شود ضروری است.(مستنبط از ماده ۱۲۲ قانون تجارت)

⇐ محل برگزاری جلسۀ هیأت مدیره باید در صورتجلسۀ هیأت مدیره نوشته شود. محل تشکیل جلسۀ هیأت مدیره اصولاً مرکز شرکت است اما اساسنامه می تواند اجازه دهد که تشکیل آن در محل دیگری هم باشد.( مستنبط از ماده ۱۲۲ قانون تجارت با توجه به ماده ۵۹۰ قانون تجارت)

⇐ مدیران یا معاونان و اشخاصی که به موجب مصوبه هیأت مدیره شرکت مأموریت به انجام کاری پیدا می کنند بایستی به تصریح مشخص و مأموریت و کار مورد انتظار از آنان نیز بایستی به دقت و شفاف آورده شود و مهلت و زمان شروع و پایان مأموریت و کار و خدمات مورد انتظار هم قید شود.

⇐ بهتر است صورتجلسه هیات مدیره شرکت، حداقل به تعداد اعضای هیات مدیره حاضر در جلسه به اضافه دو نسخه تهیه شود و به هر یک از اعضای حاضر در جلسه یک نسخه اصل امضاء شده از صورتجلسه تسلیم و یک نسخه اصل امضاء شده از صورتجلسه در سوابق شرکت بایگانی و یک نسخه اصل امضاء شده از صورتجلسه نیز برای ارائه به اداره ثبت شرکتها (در مواردی که ثبت و آگهی تصمیمات هیات مدیره قانوناً لازم است) ارسال شود.

تشکیل جلسات هیات مدیره

مقالات مرتبط

ممنوعیت های قانونی ناظر بر مدیرعاملی یا عضویت در هیات مدیره شرکت های بخش خصوصی – ممنوعیت مدیرعاملی بیش از یک شرکت – قاسم نجفی بابادی آیا یک شرکت می تواند همزمان دو مدیرعامل داشته باشد ؟ – قاسم نجفی بابادی چگونگی تنظیم صورتجلسه هیات مدیره – قاسم نجفی بابادی وظایف بازرس شرکت سهامی خاص – قاسم نجفی بابادی